Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen – so geht’s richtig

Nicht immer passt alles Wichtige in die jährliche Versammlung – manchmal braucht die Wohnungseigentümergemeinschaft kurzfristig einen Beschluss. Sei es ein Wasserschaden, der kein Aufschub duldet, der plötzliche Rücktritt des Verwalters oder ein dringender Streitpunkt unter Eigentümern: Dann muss eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wann eine außerplanmäßige Versammlung zulässig und sinnvoll ist, wie sie einberufen wird (Schritte, Fristen, Formalien), worauf bei der Einladung (Muster) zu achten ist und welche Themen behandelt werden dürfen. So stellen Sie sicher, dass alle Beschlüsse auch in dringenden Fällen rechtssicher gefasst werden und die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt.

Zur Einordnung der regulären Abläufe: Eigentümerversammlung – Ablauf & Rechte. Ein passendes Einladungsschreiben finden Sie hier: Einladung Eigentümerversammlung Muster.

Wann ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung zulässig?

Grundsätzlich kann eine Eigentümerversammlung immer dann einberufen werden, wenn Entscheidungen anstehen, die nicht bis zur nächsten ordentlichen Jahresversammlung warten können[69][70]. Typische Gründe für eine außerordentliche WEG-Versammlung sind etwa:

• Akute Schäden oder Gefahren: Ein Rohrbruch im Gemeinschaftseigentum, plötzlich auftretender Schimmelbefall, Ausfall der Heizung – hier müssen dringend Beschlüsse zur Reparatur oder Finanzierung gefasst werden[69][71].
• Personelle Änderungen: Kündigt oder verstirbt der Hausverwalter, muss zeitnah über einen neuen Verwalter entschieden werden[71]. Auch der Rücktritt eines Beiratsmitglieds erfordert oft eine außerordentliche Versammlung, um Ersatz zu wählen[69][71].
• Dringende finanzielle Entscheidungen: Etwa wenn unerwartete Ausgaben anstehen, die den Wirtschaftsplan sprengen, oder wenn eine wichtige Vertragsentscheidung nicht aufschiebbar ist.
• Konflikte oder Beschlussmängel: Etwa wenn Beschlüsse angefochten wurden oder zeitnahe Klärung nötig ist (Nutzung Gemeinschaftseigentum, Streitfragen mit Mehrheitsbedarf)[71].

Rechtlich gibt es keine formale Einschränkung, welche Themen in einer außerordentlichen Versammlung behandelt werden dürfen. Jede Angelegenheit, die in die Zuständigkeit der Eigentümer fällt, kann grundsätzlich auch außerplanmäßig beschlossen werden – vorausgesetzt, Einberufung und Einladung sind korrekt.

Wer darf eine außerordentliche Versammlung einberufen?

Die Initiative kann vom Verwalter oder von den Eigentümern ausgehen:

• Durch den Verwalter: Der Verwalter darf und sollte einberufen, wenn es das Interesse der Gemeinschaft verlangt (§ 24 Abs. 1 WEG).
• Durch die Eigentümer: Mindestens 25 % der Miteigentumsanteile können eine Versammlung verlangen[53]. Der Verwalter muss dann einladen (§ 24 Abs. 2 WEG)[62]. Tut er das nicht, darf der Beirat einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG)[61]. Gibt es keinen Beirat, können Eigentümer einen von ihnen per Beschluss zur Einberufung bestimmen[63].

Fristen und Formalien: Wie lädt man korrekt ein?

Auch eine außerordentliche Versammlung muss formell sauber einberufen werden:

• Einladungsfrist: Für ordentliche Versammlungen sind 3 Wochen gesetzlich vorgesehen. Für außerordentliche gilt: rechtzeitig im Verhältnis zur Dringlichkeit (§ 24 Abs. 6 WEG)[67]. In dringenden Fällen sind kürzere Fristen möglich[73].
• Einladungsform: Seit der Reform ist Textform ausreichend (E-Mail/Fax/Brief)[68].
• Pflichtinhalte: Ort, Datum, Uhrzeit, vollständige Tagesordnung, Einladender. Nur angekündigte TOPs dürfen beschlossen werden.

Muster (Kurzform):

Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung …

Termin: …

Ort: …

Tagesordnung:

1. …

2. …

Begründung der Dringlichkeit: …

Unterschrift/Name Einladender

Fehler bei der Einladung machen Beschlüsse anfechtbar[74].

Ablauf der außerordentlichen Versammlung

Die Versammlung ist stets beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß einberufen[22]. Beschlüsse werden wie gewohnt gefasst: einfache Mehrheit, sofern keine qualifizierte Mehrheit erforderlich ist[76]. Wichtig bleibt: nur TOPs aus der Einladung sind zulässig.

Nach der Versammlung

• Protokoll zeitnah versenden.
• Beschlüsse umsetzen (z. B. Handwerker beauftragen).
• Anfechtungsfrist beachten (1 Monat).

Fazit: Flexibel reagieren – aber korrekt bleiben

Außerordentliche Eigentümerversammlungen sichern die Handlungsfähigkeit der WEG in dringenden Fällen. Dank WEG-Reform sind Einberufung und Beschlussfähigkeit einfacher – dennoch müssen Formalien strikt eingehalten werden, damit Beschlüsse bestandskräftig sind[66]. Wer sauber vorbereitet, kann auch in Eilfällen rechtssicher entscheiden.

FAQ – Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen

Wie viele Eigentümer braucht es, um eine Versammlung zu erzwingen?

Mindestens 25 % der Miteigentumsanteile müssen ein Einberufungsverlangen stellen[53][62]. Lädt der Verwalter nicht ein, kann der Beirat oder ein bevollmächtigter Eigentümer einladen[61].

Wie kurzfristig darf eine außerordentliche Versammlung einberufen werden?

Es gibt keine starre Frist. Die Einladung muss rechtzeitig im Verhältnis zur Dringlichkeit erfolgen. In echten Notfällen sind kürzere Fristen zulässig[73].

Wer übernimmt den Vorsitz, wenn kein Verwalter da ist?

Die Versammlung wählt zu Beginn einen Versammlungsleiter, oft den Beiratsvorsitzenden oder den Initiator der Einladung.

Können in einer außerordentlichen Versammlung auch komplexe Themen beschlossen werden?

Ja. Inhaltlich gibt es keine Einschränkung – entscheidend ist die korrekte Einladung und dass die Themen in der Tagesordnung stehen.

Wer trägt die Kosten einer außerordentlichen Versammlung?

Die Kosten trägt in der Regel die Gemeinschaft. Zusatzhonorare des Verwalters richten sich nach dem Verwaltervertrag.